دبیرستان پسرانه شهدای ادب

10 نکته مهم نرم افزار مدرسه

در طول سال گذشته یا بیشتر، مدیران و معلمان در سراسر کشور با آشنایی بیشتر با نرم افزار های مدیریت مدرسه در استفاده از آن بسیار هیجان زده هستند. در واقع یک نرم افزار مدرسه به کاربرانش اجازه می دهد که با توجه به نقش های آنها (مدیر، معلم، دانش آموز و اولیا) در نرم افزار به اطلاعات اداری در مورد مدرسه دسترسی داشته باشند. مثلا مدیر در نرم افزار مدرسه به شماره تلفن پدر و مادر، سوابق حضور و غیاب، سیاست های مدرسه خود و ... تنها با یک کلیک دسترسی داشته باشد. برای یک نرم افزار مدرسه شما می توانید حداقل چهار نقش تعریف کنید و به هر کدام با توجه به حق دسترسی آنها یک نام کاربری و رمز عبور اختصاص دهید. در این مقاله من تلاش می کنم که با ده نکته مفید بودن و مهم بودن استفاده از نرم افزار مدرسه را برای شما شرح دهم.

1 . حضور و غیاب الکترونیکی
یکی از دلایل اصلی برای به خدمت گرفتن یک نرم افزار مدرسه مشکل حضور و غیاب در مدراس است. مشکل حضور، حضور به وقت دانش آموزان و معلمین و نیز اطلاع رسانی اطلاعات حضور و غیاب دانش آموز به والدین همیشه در مدارس احساس می شود. با استفاده از سیستم حضور و غیاب کامل یک نرم افزار مدرسه می توانید به راحتی این مشکلات را برطرف کنید. با اتصال یک دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار خود می توانید ساعت ورود تمام دانش آموزان و معلمان را در همان لحظه ثبت کنید. با امکاناتی که نرم افزار به شما می دهد می توانید تعیین کنید که در یک زمان مشخص برای والدین تمام دانش آموزانی که تا ساعت تعیین شده وارد مدرسه نشده اند یا با تاخیر وارد شده اند، پیام کوتاه ارسال شود و به آنها اطلاع رسانی صورت گیرد. همچنین با این روش می توانید میزان کارکرد معلمان را نیز به دست آورید. با استفاده از بخش گزارشات می توانید گزارشات کاملی از غیبت ها و تاخیر های دانش آموزان بدست آورید.

2 . پورتال مدرسه (وب سایت)
همیشه در مدرسه ها از تابلو اعلانات برای خبر رسانی و ارائه پیام ها و اطلاعیه ها استفاده می شود. ولی مدرسه شما می تواند یک پورتال داشته باشد. این به این معناست که کلیه اطلاعیه ها و خبر ها و هر اطلاعات دیگری را می توانید در قسمت های مختلف آن قرار دهید و به این صورت همه دانش آموزان، معلمان و اولیا با مراجعه به وب سایت مدرسه از کلیه رویداد های درون مدرسه مطلع شوند. یکی دیگر از مزایای پورتال این است که دانش آموزان، معلمان و اولیا با می توانند یاداشت ها و پاسخ هایی را برای مطالب روی سایت قرار دهند که این امر باعث به وجود آمدن تعامل بین مدرسه و افراد داخل و خارج از آن می شود. همچنین این روش باعث می شود که اگر شما در مدرسه حضور پیدا نکردید از رویداد های داخل آن بی خبر باشید. همچنین می توانید با قرار دادن کتب و فیلم های آموزشی رون آموزش را حتی در منزل نیز ادامه دهید. با توجه به امکانات بسیار پورتال کلیه نیاز های که به این قسمت مربوط می شود به راحتی قابل تامین است. همچنین امکان جالب دیگری که نرم افزار مدرسه همکلاسی به پورتال خود اختصاص داده است که این که به دانش آموزان و معلمان وبلاگ شخصی اختصاص می دهد که این مانند یک تابلو اعلانات شخصی و یا یک روزنامه دیواری است که آنها می توانند اطلاعات، اخبار و پیام هایی که خود دوست دارند بر روی آن قرار دهند. حال با توجه به نکاتی که بیان شد کاملا مشخص است که تابلو اعلانات الکترونیکی بهترین روش برای جایگزینی شیوه سنتی آن است.

3 . نرم افزار مدرسه یکپارچه
به نظر من سیستم که یکپارچگی در آن حفظ شده هم از نظر راحتی کار و هم از نظر راحتی درک و فهم آن بهترین است. در یک نرم افزار مدرسه یکپارچه چنانچه اطلاعاتی را در قسمتی از نرم افزار وارد کردید می توانید در کلیه قسمت های دیگر که به آن اطلاعات نیاز است از می توانید از آن استفاده کنید. برای مثال با وارد کردن فقط یک بار اطلاعات دانش آموزان می توانید در هر قسمت دیگر مثلا کلاس بندی کردن آنها، وارد کردن نمره، موارد انضباطی و ... به همه آن دانش آموزان دسترسی داشته باشید. بنابراین برای اقدام به خرید یک نرم افزار مدرسه یکپارچه بودن آن را حتما در نظر بگیرد.

4 . نرم افزار تحت وب
با استفاده از نرم افزار مدرسه تحت وب در هر زمانی که به اطلاعاتی در رابطه با مدرسه نیاز داشته باشید لزومی ندارد که حتما در مدرسه حضور داشته باشید. با نرم افزار مدرسه تحت وب به شما اجازه می دهد که در هر مکان یا در هر زمانی از شبانه روز که هستید به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشید که این کار می تواند حتی با تلفن همراه انجام گیرد. بنابراین می توان گفت که نرم افزار های تحت وب به کلی محدودیت مکان و زمان را برای دسترسی به اطلاعات مدرسه از میان برده اند. مدارسی که از نرم افزار مدرسه تحت وب استفاده می کنند با توجه به این که برای ورود به نرم افزار نیاز به نام کاربری و رمز عبور دارند می توان گفت که از نظر امینت در سطح بسیار بالایی قرار دارند. این امر دیگر به یک باور رسمیت پیدا کرده است که نرم افزار مدرسه تحت وب یک راه حل امن، مفید، مقرون به صرفه و کاملا کاربردی است.


 
5 . سیستم گزارش گیری از نرم افزار مدرسه
در هر مدرسه ممکن است تا چندین بار در سال نیاز باشد که لیست دانش آموزان، معلمان، کلاس ها و ... را فراهم کنند و برای امور مختلف استفاده کنند یا ارائه دهند. نرم افزار مدرسه این امکان را به شما می دهد که تا هر تعدادی که نیاز دارید از کلیه قسمت ها و افراد در مدرسه خود گزارش گرفته و لیست تهیه کنید. همچنین با امکانات زیادی که به این بخش اختصاص داده شده شما می توانید گزارشات را بر اساس نیاز خودتان اصلاح کنید و خروجی بهتری بدست بیاورید. همچنین در صورت نیاز این خروجی ها را چاپ کنید. و نیز با قسمت گزارشات پیشترفته می توانید کلیه نمودار ها تحصیلی معلمان و دانش آموزان را بدست آورید.


6 . جستجو در نرم افزار مدرسه
در مدارس بزرگ و پر جمعیت بهترین راه برای بدست آوردن اطلاعات یک نفر استفاده از تابع جستجو در نرم افزار مدرسه است. برای مثال اگر نیاز فروی به حضور والدین یک دانش آموز در مدرسه باشد فقط کافی است با وارد کردن نام یا نام خانوادگی یا شماره دانش آموزی و یا هر اطلاعاتی که در رابطه با دانش آموز است می توانید به اطلاعات تماس با پدر یا مادر او دسترسی داشته باشید. در نرم افزار مدرسه همکلاسی قابلیت جستجو در بالای کلیه لیست  های موجود در نرم افزار فراهم شده است که این کار را برای کاربران بسیار آسان می کند.

7 . مدیریت آموزش و ثبت نام نرم افزار
با استفاده از قسمت مدیریت آموزش نرم افزار مدرسه شما می توانید با آزادی عمل و با توجه به سیاست های مدرسه خود سال تحصیلی و ترم های تحصیلی مدرسه خود را تعریف کنید و همچنین با قسمت مقاطع و رشته های تحصیلی اطلاعات مربوط به مقاطع تحصیلی مدرسه  خود و نیز رشته هایی که در مدرسه شما موجود است را وارد کنید. همچنین با تعیین دروس در قسمت مربوط به خودش برنامه کلاسی را برای دانش آموزان و معلمین آماده کنید. همچنین با وارد کردن کلیه اطلاعات دانش آموزان در قسمت ثبت نام نرم افزار مدرسه به آنها با توجه به مقطع و رشته تحصیلی شان دروس مورد نظرشان را اختصاص دهید. با نرم افزار مدرسه کلیه این کارها با چند کلیک ساده انجام می شود و این فرآیند به ظاهر طولانی و وقت گیر در زمان کوتاهی و راحتی انجام می شود.

8 . سیستم موارد انضباطی
یکی از بهترین امکانی که برای نرم افزار مدرسه فراهم شده است وارد کردن کلیه اطلاعات مربوط به موارد انضباطی (چه مثبت و چه منفی) دانش آموزان است. نکته مهم در این امر بحث اطلاع رسانی این موارد است. با استفاده از نرم افزار مدرسه همکلاسی تمام اطلاعاتی که در قسمت موارد انضباطی برای هر دانش آموز وارد می شود والدین با مراجعه به پنل شخصی خودشان می توانند آنها را مشاهده کنند همچنین این امکان فراهم شده است که مدیر از این که والدین هر مورد انضباطی را مشاهده کرده اند یا خیر مطلع شوند. با این روش و تعاملی که بین والدین و مدرسه بقرار می شود دانش آموزان نیز با تمرکز بیشتر به خواندن دروس و شرکت در کارهای فوق برنامه مدرسه تشویق می شوند.

9 . مدیریت حسابداری و شهریه نرم افزار مدرسه
سیستم حسابداری براساس دستورالعمل مالی مدارس تهیه و تدوین گردیده و سعی شده در طراحی آن اصل حداکثر سادگی و کارایی بهینه درنظر گرفته شود. این سیستم تمام امکانات لازم جهت انجام امور حسابداری مدرسه را به صورت منسجم در اختیار قرار داده و از آنجا که به صورت یکپارچه با سایر بخش¬های نرم افزار مدرسه کار می¬کند، می¬تواند ویژگی¬های منحصر به فردی برای کاربران فراهم نماید. سیستم امور شهریه خود یکی از بخش¬های سیستم حسابداری نرم افزار مدرسه همکلاسی است که امکان مدیریت کامل کلیه امور مرتبط با شهریه دانش¬آموزان یک مدرسه را به ساده¬ترین شکل ممکن در اختیار قرار می¬دهد. این بخش از نرم افزار مدرسه به ویژه برای مدارس غیرانتفاعی مناسب است (گرچه مدارس دولتی نیز در صورت نیاز می¬توانند از امکانات این بخش برای کنترل و مدیریت هزینه¬های دریافتی از دانش¬آموزان خود استفاده کنند).


10 . برقراری ارتباط از طریق نرم افزار
همیشه اطلاع رسانی و در جریان قرار دادن اولیا به صورت دائم برای جلسات یا اطلاع از وضعیت تحصیلی دانش آموزشان و ... در بیشتر موارد برای مدراس تبدیل به یک کابوس بزرگ شده. با استفاده از امکاناتی که یک نرم افزار مدرسه به شما می دهد می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه و یا پیام های داخل پنل اولیا یا دانش آموزان با آنها در ارتباط باشید و به راحتی آنها را در جریان کلیه امور قرار دهید. در نرم افزار مدرسه همکلاسی امکانات ویژه ای جهت ارسال پیام کوتاه و نیز پیام های داخل پنل ها فراهم شده است.

اینها تنها برخی از نکات و ویژگی های نرم افزار مدرسه بود که به صورت کلی بیان شد. اگر شما قصد خرید نرم افزار مدرسه برای آموزشگاه یا مدرسه خود دارید این ده نکته به طور حتم باید در نرم افزار انتخابی شما باشد تا بتوانید با خیال راحت کلیه امور را به نرم افزار مدرسه سپرده و بسیاری از کاغذ بازی ها، حضور های بی مورد و هزار نکته منفی دیگر را در مدرسه خود از بین ببرید.
امیدوارم این مقاله برای شما در جهت انتخاب یک نرم افزار مدرسه خوب و کامل مفید بوده باشد.

نظرات خوانندگان
تا کنون هیچ نظری درباره این مطلب ثبت نشده است
نظر جدید
نام*
ایمیل
نظر*

متن تصویر*